تُعَد ادارة المخازن والمستودعات أحد أهم الموارد التي توليها المؤسسات اهتماماً كبيراً، وذلك نظراً للأهمية الخاصة لكل منهما، فهما يمثلون موارد المؤسسة في شكل مخزون، والذي يمكن أن يأخذ صورة موارد أولية أو منتجات نهائية جاهزة للتوزيع في الأسواق، لذلك تعمل المؤسسات المختلفة على تكوين إدارة شاملة تهتم ب ادارة المخازن والمستودعات، والتي تهدف في النهاية إلى حماية المخزون الذي تمتلكه، وفي هذه المقالة على موقع فاستكو سنتناول معاً كل ما تريد معرفته عن الإدارة الحديثة للمخازن والمستودعات، كما سنعرض أيضاً عدد من الاستراتجيات الحديثة في ادارة المخازن ورقابته.

ما المقصود بالمخزون؟

يُعَد المخزون عمومًا أكبر الأصول الحالية تمتلكها الشركة، والمخزون هو مصطلح محاسبي يشير إلى البضائع التي هي في مراحل مختلفة من كونها جاهزة للبيع، بما في ذلك:

• البضائع النهائية (المتوفرة للبيع).
• البضائع تحت العمل أو قيد التقدم (بمعنى في عملية الإنجاز).
•  المواد الخام (لاستخدامها في إنتاج المزيد من السلع الجاهزة).

الاستراتجيات الحديثة في ادارة المخازن

تتضمن ادارة المخزون تتبع البضائع المخزنة الخاصة بك، والتأكد من أن المنتجات المناسبة في المكان المناسب في الوقت المناسب، وبالتكلفة المناسبة، ويسمح لك نظام ادارة المخزون الفعال بالاستجابة بسرعة لمتطلبات السوق ويضمن عدم وجود مخزون كبير جدًا أو قليل جدًا.

تجعل ادارة المخزون الاستراتيجي مؤسستك بأكملها أكثر كفاءة، ولكنها تمثل تحديًا مستمرًا لمعظم الشركات، لذلك فأنت في حاجة إلى أن تضع في اعتبارك تنفيذ الاستراتجيات الحديثة في ادارة المخازن، وإليك بعضهم لتحسين الكفاءة وزيادة الإيرادات:

1. استخدم برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المصمم لـ ادارة المخزون

من الشائع أن تبدأ الأنشطة التجارية الصغيرة باستخدام جداول البيانات لإدارة مخزونها، ومع نموهم، قد ينتقلون إلى برنامج ادارة المخزون البسيط الذي يسمح لهم بطلب العناصر وتتبعها بشكل أكثر فعالية.

لكن التحول إلى حل ERP المصمم لـ ادارة المخزون سيأخذك أميالاً إلى أبعد من ذلك، مما يسمح لك بإدارة سلسلة التوريد الخاصة بك وعمليات الطلب إلى النقد في نظام واحد، كما يمكنك أيضًا اختيار دمج تقنيات إضافية لزيادة تحسين ادارة المخزون، بما في ذلك:

•  أنظمة مسح الباركود، والذي يسمح لك بمعالجة المخزون الوارد، وكذلك البيانات من سجلات النقد وأنظمة نقاط البيع إذا كان لديك مكون تجزئة لعملك.
• أنظمة تردد الراديو المتقدمة، والتي تضمن الكفاءة من خلال أتمتة التحكم في المستودعات من البداية إلى النهاية، مما يجعلها شائعة لدى الشركات التي لديها آلاف الطلبات للتحرك كل يوم.

2. أتمتة نظام ادارة المخازن الخاص بك

حتى في شركة صغيرة، يمكن أن يكون الاعتماد على ادارة المخزون اليدوي أمرًا سيئًا للأعمال، حتى أكثر الموظفين اجتهادا يمكن أن يخطئوا، مما يؤدي إلى تخمينات مستنيرة وهامش خطأ مرتفع، وبالتالي إزعاج العملاء وربما خسارة المبيعات. كما أن عمليات الجرد اليدوي تستغرق وقتًا طويلاً، مما يسبب الإحباط لموظفيك وتستنزف موارد القوى العاملة الثمينة التي يمكن تخصيصها لعمل أكثر إنتاجية، ويمكن لنظام ERP للمخزون الصحيح أن يتولى هذه المهمة الشاقة بدقة وكفاءة أكبر.

3. استخدام تحليلات البيانات لتحسين ادارة المخزون

يمنحك الوصول إلى بيانات وتحليلات المخزون في الوقت الفعلي توقعات دقيقة للمنتج والمبيعات في لحظة، كما يمكنك استخدام هذه البيانات للتنبؤ بطلب السوق وزيادة مخزونك أو خفضه في الوقت المناسب ، مما يؤدي إلى زيادة الأرباح، وتحليلات البيانات التنبؤية لها العديد من الفوائد بما في ذلك:

• زيادة التدفق النقدي عن طريق تقليل استثمار المخزون.
• تحسين خدمة العملاء من خلال توفير توافر منتج أكثر دقة.
• توقع كميات المخزون الصحيحة لتلبية الطلب.
• تحسين هوامش الربح عن طريق الحد من خصم أو تخريد المخزون القديم.
• الحصول على توقعات مبيعات دقيقة بتسويق أعمالك بشكل أكثر فعالية لشرائح عملاء محددة.

تخطيط وتنظيم ادارة المخزون وفقا لمتطلبات الأيزو

إن تخطيط وتنظيم ادارة المخازن وفقا لمتطلبات الأيزو من شأنهما أن يساعدان في تحسين كفاءة المخزون وزيادة الأرباح، حيث أن متطلبات ومعايير الأيزو هي بمثابة معايير جودة بحتة، والتي يساعد تطبيقها بشكل عام في جلب العديد من الفوائد للأعمال.

فبالنسبة للأعمال التجارية يهناك العديد من الفوائد الملموسة التي يمكن تحقيقها من خلال تخطيط وتنظيم ادارة المخازن وفقا لمتطلبات الأيزو، وأبرزها تحسين كفاءة المخزون مع زيادة الأرباح المرتبطة التي تصاحب ادارة المخزون الحكيمة.

ويمكن أن يكون عنصر التخطيط حاسمًا للأعمال التجارية التي تريد التحكم في كفاءة المخزون وتعظيم الأرباح، كما أنه تُعَد المخاطر والفرص جزءًا أساسيًا من هذا العنصر.

ولكن بالنسبة للشركات التي لديها طموح لتحسين مراقبة المخزون وزيادة الأرباح، فيجب عليها أن تضع في اعتبارها المخاطرة والفرصة، حيث أن المخاطرة التي تنتج مثلاً عند شراء المخزون غير المطلوب من قبل العملاء.

أو إنفاق المبالغ الغير ضرورية على المخزون الذي لا يمكن بيعه بسرعة، فكل ذلك يترتب عليه مخاطر للتدفق النقدي للأعمال التجارية والأرباح، أما الفرصة فهي الجانب الآخر من المخاطرة، فإذا تم تنظيم مخزونك بشكل أكثر كفاءة، فيمكن تقليل معدل دوران المخزون بشكل كبير.

وكلما قل المال الذي قيدته الشركة في المخزون المتبقي، كان مركزها أقوى، وعادةً ما يعني التحكم الأكثر كفاءة في المخزون تحقيقًا أسرع وأكثر دقة للعميل ووقت تسليم أقصر، مما يمكن أن يمنح الشركة مزايا كبيرة على المنافسة.

كيفية تخطيط وتنظيم ادارة المخازن وفقا لمتطلبات الأيزو

وحتى تتمكن من تخطيط وتنظيم ادارة المخازن وفقا لمتطلبات الأيزو، فأنت في حاجة إلى:

• تحديد أهدافك من حيث تكاليف المخزون وأوقات الدورات وكميات إعادة الطلب الداخلية بحيث يمكن لشركتك أن تستمر في التجارة بكفاءة وتعظيم التدفق النقدي، وكذلك تخطيط الموارد اللازمة لتحقيق هدفك الأساسي
• تخطيط وإنشاء تخطيط المستودع الخاص بك، حيث تأكد من أن التصميم الخاص بك يلغي الحاجة إلى معالجة مزدوجة ويسهل التخزين الآمن لبضائعك، حيث سيؤدي ذلك إلى زيادة كفاءتك وتقليل أوقات التسليم المتوقعة.
• استشر وتواصل مع موظفينك للتأكد من أنهم يعرفون ويفهمون أهدافك بشكل جيد، ومن ثَم تتأكد من مدى توافق موظفيك مع أهداف الشركة.

لذلك، يمكن لمتطلبات الأيزو أن تساعدك في تحسين كفاءة المخزون وزيادة الأرباح، ولتحقيق ذلك فأنت في حاجة إلى محاولة تخطيط وتنظيم إدارة المخازن وفقا لمتطلبات الأيزو، وفي النهاية تزداد الكفاءة وتقلل من الوقت، مما يسهم في النهاية إلى تحقيق رضاء العملاء وزيادة الأرباح.

ادارة المخازن والرقابة على المخزون

يعزز نظام إدارة المستودعات ادارة المخزون ورقابته، وذلك من خلال خفض مستويات المخزون، وتحسين تنفيذ الطلبات، وتقليل وقت دورة الطلب، وبالتالي التحكم في جميع أنشطة المستودعات الخاصة بك، فيتيح لك تتبع كل وحدة وصولاً إلى أدنى مستوى من التفاصيل لتحسين تنفيذ الطلبات ودقة المخزون.

كما تساعدك عملية إدارة المخازن والرقابة على المخزون على التأكد من توفر المنتجات المطلوبة في المخزون وحصول العملاء على طلبياتهم سريعاً، وبالتالي توفير خدمة جيدة للعملاء، وذلك من خلال العمل على  تحسين دقة الانتقاء بحيث تكون الطلبات صحيحة في المرة الأولى.

ويمكن أن يساعدك نظام ادارة المستودعات WMS في عملية ادارة المخازن والرقابة على المخزون، حيث يعمل نظام إدارة المستودعات WMS أيضًا على تسهيل تنظيم الشحنات وتتبعها من خلال الأتمتة، فتتم إدارة مهام العمال وطرق الشحن والمعابر وتعقبها بسهولة.

ويلعب المستودع الخاص بك دورًا رئيسيًا في ضمان أن تحقق شركتك أهدافها الإنتاجية، كما يضيف نظام إدارة المستودعات الكفاءة والاتساق ومراقبة الجودة إلى العملية من خلال مساعدتك على ادارة المخازن والرقابة على المخزون من خلال نقل البضائع عبر المستودع الخاص بك بأقصى سرعة، وتحسين كل مرحلة من مراحل عملية التنفيذ.

كما يمكن لادارة المخازن والرقابة عليها بالشكل المناسب أن يساعدك في تحسين مبيعاتك وزيادة الأرباح ليس فقط من خلال مساعدتك في البيع أكثر، خاصة مع الاستعانة بأنظمة إدارة المستودعات، والتي ستتيح لك إمكانية البيع بشكل أسرع وأكثر دقة للعملاء مع أخطاء أقل

معايير التميز والتحسين في قوائم الجرد

قوائم الجرد هي بمثابة سجل لجميع العناصر المتاحة للاستخدام في عملياتك اليومية، ومن المهم تتبع التغييرات في مخزونك حتى تتمكن من تقييم أداء الأعمال أو وضع الخطط المستقبلية أو اكتشاف السرقة.

ويمكنك عمل جرد للمخزون الخاص بك على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي أو سنوي حسب نوع ونطاق عملك الصغير، وإليك عدد من معايير التميز والتحسين في قوائم الجرد:

1. تحديث السجلات

قم بتحديث دفتر أو سجلات الكمبيوتر للمخزون الخاص بك، حيث تحدث حركة المخزون إلى الداخل عند شراء المزيد من العناصر أو عندما يقوم العملاء بإرجاع البضائع المعيبة.

فالمبيعات أو إصدار العناصر يقلل مخزون متجرك، لذلك فاطرح إجمالي المبيعات أو الإصدارات الخاصة بكل عنصر من مجموع الرصيد الافتتاحي والمشتريات لكل عنصر للفترة، وسيكون هذا هو وضع المخزون الخاص بك وفقًا لسجلات المخزون التي لم يتم التحقق منها.

2. الجدولة

من المناسب حساب المخزون الخاص بك فعليًا للتحقق من الكمية الفعلية لكل عنصر، لذلك فأنت في حاجة إلى الجدولة، وذلك من خلال تحديد تاريخ وجدول زمني لممارسة الجرد.

3. ورقة المخزون

اطبع ورقة جرد تتضمن جميع عناصر متجرك مع أوصافها الفريدة وأرصدة الإغلاق التي تم تسجيلها في سجلات المخزون التي لم يتم التحقق منها، وقُم بتضمين ثلاثة أعمدة فارغة للكمية الفعلية والتباين.